Fare un preventivo, cosa è importante da evidenziare?

Fare un preventivo, cosa è importante da evidenziare? Occupandomi di attività legate al mondo digitale, ed essendo anche in parte operativa sui progetti, devo cercare di ottimizzare i tempi quando realizzo un preventivo. Non so come funzioni per gli altri settori, ma realizzare un preventivo per qualsiasi progetto digitale (dal più piccolo al più grande) non è mai così veloce ed immediato. Ci sono tantissimi fattori da tenere in considerazione e passo molto tempo a realizzare analisi e benchmark, per cercare di offrire proposte in linea con le richieste del cliente e con le innovazioni tecnologiche disponibili.

Con la pratica (🤘🌶scongiuri e dita incrociate, sempre [N.d.R.]) ho trovato una serie di caratteristiche che sono fondamentali da inserire in un preventivo, vediamole insieme.

Fare un preventivo, cosa è importante da evidenziare?

Spiegare bene cosa si andrà a realizzare:
Cerco sempre di essere molto descrittiva arrivando a diventare didascalica. Cerco di spiegare con parole semplici quali attività andrò a compiere, con quali modalità evitando paroloni tecnici. Non mi limito alle sigle, ad esempio “Consulenza di SMM” per il cliente è arabo… meglio spiegare quali attività verranno svolte sui Social e in che modo verranno portate avanti.

Tempistiche:
I tempi di lavorazione vanno sempre inseriti all’interno dei preventivi, questo non vuol dire che dopo l’ultimo minuto stimato cala un sipario tra noi e il cliente. Inserire dei tempi “realistici” fa comprendere al cliente anche quanto lavoro c’è da fare. Cosa migliore è suddividere i tempi in base alle attività, per offrire una maggiore trasparenza.

Modalità di Pagamento:
Per i miei progetti le modalità di pagamento cambiano di volta in volta.
Alcune cose, come un monte ore di assistenza e manutenzione, necessitano un pagamento anticipato; se dei progetti hanno tempi lunghi (2-3 mesi) richiedo pagamenti divisi in percentuali es. 40% di acconto, 30% a metà della lavorazione e restante 30% alla consegna.
Queste informazioni le inserisco già nel preventivo… ovviamente offrendo flessibilità al cliente e cercando una strada che vada incontro anche alle sue esigenze.
Altra cosa che aggiungo sempre sono le coordinate bancarie e l’eventuale intestazione del pagamento… lo scopo è quello di semplificare la vita al cliente, non frammentare le informazioni e per quanto possibile inserirle in un unico documento.

Layout:
Il template che ho creato appositamente per i preventivi, contiene:

• Logo e Job Description;
• Data e Intestazione (nome azienda, indirizzo, P.IVA ecc. ecc.);
• Oggetto del preventivo;
• Tabella con all’interno i servizi offerti, tempi e costi;
• Modalità di Pagamento e Fatturazione;
• Note legali e scadenza;

Firma:
Solitamente il preventivo è solo il primo dei documenti che invio al cliente.
Dopo la firma del preventivo da parte del cliente, gli invio un vero e proprio documento di progetto che contiene: descrizione approfondita delle attività, riassunto dei costi e dei tempi per le singole attività, riassunto delle modalità di pagamento e fatturazione, gantt di pianificazione delle attività, note legali e foro di competenza se dovessimo arrivare ad avere problemi di qualsiasi tipo. Anche questo documento va fatto firmare dal cliente e bisogna conservarne una copia.

Rassegniamoci, per lavorare bisogna creare un bel po’ di scartoffie che se create correttamente diventano dei salvavita per clienti “furbetti” e per progetti “importanti”. Spero di aver semplificato un minimo la vostra vita da #freelance e che possiate utilizzare questi accorgimenti in tanti, tanti, tantissimi preventivi 🙂

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